Samper Head Hunting es una compañía dedicada a brindar soluciones de Gestión del Talento Humano atendiendo las necesidades de nuestros actuales y potenciales clientes a través de la asesoría en los subsistemas de Talento Humano con el objetivo de reclutar, atraer, y retener líderes de negocios con trayectorias sobresalientes que crearán ventajas competitivas y resultados palpables para las organizaciones.

Dentro de nuestro portafolio de servicios y dentro del acompañamiento que hacemos a nuestros clientes, tenemos SELECCIÓN Y EVALUACIÓN. Este servicio consiste en una evaluación integral del talento humano, a través de un proceso exhaustivo y personalizado de Hunting, Prescreening, entrevistas laborales, basadas en modelos de competencias y aplicación de pruebas psicométricas, culminando con un informe laboral. Así determinamos el estado real de una persona en su cargo y compañía, así como su aporte actual o potencial información relevante para que el cliente pueda utilizarlo en decisiones de selección, desarrollo, planes de retención, promociones, etc.

Definición: El reclutamiento se define como el proceso de identificar y atraer a la organización/Cliente los candidatos más capacitados e idóneos; con un alto ajuste a los requerimientos que tiene una compañía para un cargo o rol específico.

El Headhunting está enfocado en la búsqueda y selección de candidatos para cargos estratégicos de alto nivel a través de la identificación y localización de profesionales que ocupan o han ocupado un cargo análogo en otra empresa.

En este proceso, después de identificar a los candidatos idóneos se contrastan sus competencias para el cargo definido,esto se hace a traves de entrevistas basadas en incidentes críticos, el cual se basa en el modelo por competencias, el cual es parte del plan estratégico y su metodología permite que toda la organización genere y ejecute estrategias que apunten necesariamente a los resultados esperados, a través de la puesta en práctica de sus competencias que se definen como “las características subyacentes a un individuo que está causalmente relacionada a un estándar de efectividad y/o desempeño superior en un trabajo o situación (Spencer y Spencer, 1993). Fernandez Lopez (2006) las define como “el conjunto de conocimientos y cualidades profesionales necesarias para que el empleado pueda desarrollar un conjunto de funciones y/o tareas que integran su ocupación”.

El en el modelo de competencias definidas, cada una debe tener niveles de desarrollo a nivel comportamental, lo que permite evaluar las personas en los procesos de selección y establecer sus áreas fuertes con el fin de potencializarlas, así como sus áreas a desarrollar, lo que nos dará la pauta para el diseño de su programa de desarrollo y plan de carrera de acuerdo a las evaluaciones de desempeño.  

1. El área comercial informa al área operativa sobre un nuevo proceso de selección.

2. Se le informa al Jefe de Operaciones la fecha y hora de reunión con el cliente para el levantamiento del perfil.

3. La Jefe de operaciones designa la consultora que liderará el proceso y levantará el perfil profesional, de acuerdo a cargas de trabajo, experiencia y relación con el cliente.

4. Al levantamiento de perfil debe ser presencial y asiste el Consultor (Senior, Junior o Semisenior) con la Gerente Comercial dueña de la cuenta. Por parte del cliente, es importante que esté la persona contacto de RRHH o Administrativa y el Jefe Directo de la posición.

5. El levantamiento de perfil, lo lidera la consultora con base en el formato regional(Anexo 1), donde recoge todos los requerimientos, se aclaran dudas y se debe asesorar al cliente sobre la viabilidad del perfil en el mercado, definir salario, años de experiencia, formación académica, idiomas y generar el compromiso de flexibilizarse de acuerdo al estudio de mercado que presentará SHH por cargo.  

6.En caso de ser un perfil técnico se debe profundizar con el cliente aquellos conocimientos técnicos específicos para la posición y definir la herramienta de medición (pruebas técnicas).

7.Definir con el cliente las empresas target o de interés que conformaran la estrategia de búsqueda e identificar cuáles de ellas forman parte del portafolio de SHH y que no se podrán incluir en esta etapa (off limit).

8.Definición de Off Limit: empresas que son clientes actuales de SHH durante un periodo de tiempo estipulado que se registra en el sistema.

9.Por parte del cliente es importante definir las empresas con las que mantiene convenios, alianzas o aquellas que no son de su interés las cuales no se podrán incluir en la estrategia de búsqueda.

10.Una vez entendido el perfil, definir la confidencialidad de la búsqueda y se debe aclarar al cliente el proceso que se va a iniciar (Cronogramas, tiempos y alcances de las fases); así mismo quienes van a estar en contacto directo, a quien se debe copiar por parte del cliente.

11.Envío de perfil y estrategia al cliente para su aprobación.

12.Una vez aprobado el perfil, se le enviará un mail al cliente notificándole el inicio del proceso de selección con el cronograma de trabajo explicado.(Anexo 2)

1.La comercial que lidera la cuenta, se encargará de enviar a la socia Verónica Pachano un cuadro con el nuevo requerimiento en un cuadro de datos. Con copia al jefe de operaciones o persona encargada de asignar los procesos.(Anexo 3)

2. Verónica Pachano creara en sistema el proceso nuevo proceso de acuerdo a la información enviada por la comercial.

3. Este proceso es asignado al administrador de sistema o Jefe de Operaciones.

4.El administrador de sistema o el Jefe de Operaciones, reasignará en el sistema operativo el proceso al consultor.

5.El proceso aparecerá con estatus ABIERTO, el consultor asignado deberá cambiar el estado del proceso a Presentar BBDD, subiendo las fechas establecidas en el cronograma de trabajo y el perfil aprobado por el cliente.

6.En caso de existir conocimientos específicos requeridos por el cliente, estos deben ser registrados en el sistema en la pestaña de “CONOCIMIENTOS”.

7.El Status del proceso debe estar siempre actualizado en el sistema, de la siguiente manera:

1. Posterior a la reunión de levantamiento de perfil, se tienen como máximo 2 días de plazo para enviar al cliente el documento final que retoma la reunión, con la estrategia de búsqueda planteada..

2. Una vez aprobado el perfil por parte del cliente de forma escrita (correo electrónico) y posterior al pago de anticipo (opcional previa autorizaci´n de Verónica Pachano) se enviará el cronograma de trabajo con los tiempos establecidos.

3. Los tiempos establecidos para las diferentes plazas son las siguientes:

4. Debemos informar al cliente que cada viernes recibirá un up date del proceso (datos concretos) y la etapa en que el mismo se encuentra. Este up date debe ser enviado al cliente, la persona de RRHH, el Jefe de la posición y así mismo a la comercial de SHH que lidera la cuenta.

5. Debemos tener una respuesta aprobatoria (OK) de forma escrita (correo electrónico) por parte de nuestro cliente, antes de iniciar la búsqueda. Es imprescindible este requisito. Si el cliente no lo ha hecho, pedir explícitamente, pero nunca debe faltar esta aprobación para iniciar el proceso.

6. El primer up date luego de la primera semana de haber iniciado el proceso, se aprovechará para informar al cliente alarmas oportunas de lo que muestra el mercado y mencionar alguna duda o comentario adicional. Este es el momento oportuno para que el cliente flexibilice algún criterio o se reoriente la búsqueda. El up date será enviado cada viernes durante el proceso de selección.

7. Si el cliente envía un mail un determinado día, debe recibir respuesta por parte de SHH el mismo día, si no logramos obtener la información que nos solicita le debemos escribir que estamos trabajando en conseguirlo pero no podemos dejar de responder el correo enviado el mismo día.

8. Todos los mails que se cruzan con el cliente donde haya información relevante del proceso adicional al viernes debe ir copiado a la comercial de la cuenta para que esté al tanto.

1. De acuerdo a la estrategia de búsqueda planteada en el perfil profesional, se procede a realizar la investigación utilizando el formato de búsqueda (Anexo 4)

2. La estrategia de búsqueda debe tener mínimo 30 empresas y 60 contactos.

3. Se debe investigar a cabalidad el sector de interés del cliente para que no queden empresas fuera de la estrategia

4. Cada consultor diseñará un Speech (discurso) coherente y creíble con el objetivo de obtener el nombre de la persona que ocupa en cada empresa el cargo requerido, en concordancia a lo que se le planteó al cliente como estrategia de búsqueda y adicionalmente los cargos que pueden servir por estructura de cada compañía (pares, subordinados, superiores).

5. En el caso de solicitar referidos a cualquier persona, se debe mantener la confidencialidad del proceso, no se debe comunicar para que cliente o empresa es el referido.

6. Una vez finalizado el 100% del hunting, se pasará a la siguiente etapa que es Prescreening.

1. El hunting, debe estar debidamente registrado en el sistema operativo de SHH y así mismo en los organigramas.

2. Se debe verificar si los candidatos que vamos a ingresar obtenidos en el hunting ya existen en el sistema, en la opción “buscar” en la pestaña de hunting, para no duplicarlos.

3. En caso de que el candidato ya exista en el sistema debemos escoger la opción añadir candidatos y añadirlo al proceso en el que deseamos ingresarlo.

4. Si dicho candidato está participando en otro proceso de selección en SHH se debe consultar con el especialista a cargo del proceso, en que status se encuentra, si es posible se lo libera y se lo añade al proceso deseado.

5. Si dicho candidato se encuentra en otro proceso de selección con un status en el que no puede ser liberado se lo presenta como mercado pero con status no interés porque está en otro proceso.

6. No se debe invitar al mismo candidato a dos procesos de selección.

7. Los candidatos que son añadidos al proceso porque ya se encontraban en el sistema, deben ser llamados y se debe actualizar la información ingresada anteriormente.

    Se procederá a contactar 1 por 1 cada persona identificada en la etapa de Hunting.

8. Cada candidato se registrará en sistema y organigrama y deberá quedar con un status definido, de acuerdo al ajuste que tiene al perfil requerido.

9. Se debe registrar en el sistema, en la pestaña de “Datos Hunting”, en el campo de “Observación proceso actual” del candidato, el motivo justificando el estado seleccionado. Ej: si es un candidato no perfil, se debe poner por qué es no perfil.

1. Dos días antes del vencimiento de la fecha para la presentación de la base, se informará al cliente y se promocionará nuestra nueva opción de realizar la presentación ON LINE, coordinando un día, hora para realizar la misma, si el cliente no está de acuerdo definir fecha y lugar para llevar a cabo la reunión presencial.

2. Una vez acordado, preparar con mínimo 1 día de anticipación, toda la información necesaria que se presentará al cliente.

3. En caso de ser un proceso remoto, (Local o internacional), la base debe ser enviada bajo metodología on line según nuestro nuevo sistema, que en el momento en que vamos a presentar activamos la opción para que el cliente pueda visualizar la información correspondiente a esta fase del proceso (cuadro ejecutivo, organigramas, información de candidatos) y así poder sustentar los candidatos presentados.

4. Debemos asegurarnos de vender a los candidatos y mostrar conocimiento de su perfil y su situación en la presentación base de datos.

Para la presentación de la base investigativa no puede ni debe faltar la siguiente información:

- Portada (resumen ejecutivo del proceso): listado de empresas contactadas, gráficos con el universo de búsqueda (por sector y no. De personas contactadas) gráfico por estados (si evaluar, si opción, etc.).(Anexo 7) Base de datos (no debe existir faltas ortográficas, errores de redacción y diferencia de formatos entre las diferentes plazas).

- Organigramas

- CVs de las personas en el estado de SI EVALUAR y SI OPCION (En Ecuador y en Perú no se entregan CVs en la presentación de base de datos), aplica para las plazas de Bogotá, Medellín, Chile y Panamá.

6. De esta reunión debemos salir con el número exacto de personas que pasan a evaluación y entrevista en SHH.)

7. Es importante tener claro que pruebas se aplicaran a los candidatos.

8. Se ratifica con el cliente la fecha en que recibirá los informes, la cual debe coincidir con el cronograma enviado  

9. Si el cliente altera la fecha de presentación de base de datos por motivos ajenos a SHH, se debe redefinir la fecha de entrega de informes contando las semanas dependiendo de las plazas, (dos semanas calendario en el caso de Ecuador, una semana calendario en el caso de Colombia y Panamá, 10 días hábiles en el caso de Perú).  

10. Si la presentación de base de datos es presencial se debe mantener la imagen ejecutiva y corporativa de SHH, llevando atuendos sobrios y formales y evitando ropa informal o llamativa.  

11. Si la presentación es presencial se debe llegar con 10 minutos de anticipación a la oficina del cliente.  

12. Se debe asesorar al cliente y vender a los candidatos exponiendo la situación del mercado laboral en la búsqueda solicitada.  

13. No se debe incluir en la base de datos a familiares o personas hasta segundo grado de consanguineidad o hasta primer grado de afinidad.  

14. En caso de existir una situación aislada en que uno de los parientes del consultor se encuentre en el cargo estratégico según el mercado en una empresa solicitada por el cliente, se debe informar a Verónica Pachano para la autorización.  

15. El consultor tiene prohibido entrevistar a personas con los grados de consanguineidad y afinidad anteriormente mencionados.  

16. No se debe esperar a la presentación de base de datos para informarle al cliente que se han tenido limitaciones en la búsqueda, recuerde que esta información se debe mencionar en los “updates”.  

17. Si el cliente nos proporciona candidatos referidos, debemos incluirlos en la base de datos con el status que le corresponda según el perfil y filtro telefónico. No pueden faltar los referidos del cliente en la base de datos, así no cumplan el perfil deben ser contactados.  

18. No debe existir faltas ortográficas, errores de redacción y diferencia de formatos entre las diferentes plazas.  

19. Es prohibido dejar al cliente el físico de la base de datos.  

20. Si se entrega la base de datos de manera electrónica esta deberá ser ciega (es decir, no incluir datos de contacto del candidato) e incluyendo la leyenda al final del pie de firma del consultor.(Anexo 8)  

1. Una vez presentada la base de datos el status del proceso debe ser actualizado en el sistema a status entrevistar.

2. Una vez que conozcamos qué candidatos pasan a la siguiente etapa (entrevistas) se debe dar al consultor Trainee o asistente los nombres para que estos sean verificados en las diferentes entidades de control según la plaza (función judicial y en el Senescyt para el caso de Ecuador), esto con el fin de evitar entrevistar personas que hayan cometido delitos. Este punto aplica únicamente a Ecuador.

3. Si en la verificación de función judicial salen causan que no indiquen prisión se deberá indagar en la entrevista sobre este tema y si el candidato no aparece con su titulo registrado ó no presenta la certificación del mismo se deberá conocer el motivo telefónicamente con esto nos aseguramos que estamos entrevistando sin invertir tiempo en personas que luego vamos a descartar. Este punto aplica únicamente a Ecuador.

4. Se procede a citar y a entrevistar a los candidatos aprobados por el cliente durante la entrega de base.

Salario, aspiración)

5. Si tenemos a dos candidatos de la misma empresa debemos guardar la confidencialidad. No debemos citarlos a entrevistas en horas seguidas.

6. Se debe enviar al candidato vía correo electrónico la hoja de datos para que llenen antes de asistir a la entrevista (Anexo 9). Este punto aplica únicamente en Ecuador.

7. Una vez en entrevista, el consultor deberá hacer una breve presentación de SHH (lugares donde tenemos oficina y servicios) , y develará el nombre del cliente con previa autorización de este, en caso de ser confidencial se ampliará la información de la compañóa y así mismo de la posición; después procederá a validar competencias, incidentes críticos, experiencia y aplicar las pruebas acordadas según la plaza. La mayoría de procesos son confidenciales, si el proceso es confidencial se debe procurar dar información precisa sobre la posición y el tipo de compañóa teniendo mucho cuidado de no revelar la identidad del cliente y se debe explicar al candidato datos generales de la posición, de tal manera que el tenga clara la posición a la que se le está invitando.

8.No se deberá indicar al candidato el salario que el cliente tiene estipulado para la posición, si el candidato en la entrevista se sube de salario se le debe preguntar hasta cuanto se flexibilizará y si es menor al valor estipulado por el cliente consultarle si aceptaría, pero no dar el dato exacto, porque dejamos sin brecha de negociación al cliente.

9. Se indagará: (Familia, datos académicos, experiencia, motivos de retiro y motivación al cambio Salario, aspiración).

10. También se evaluarán componentes técnicos, con Check List previamente diseñado.  

11. Se determinará de acuerdo a la necesidad del idioma, el tiempo de duración de la entrevista en esta lengua. En Colombia diseñamos un test de inglés que mide tanto habilidades orales como escritas, lo hacemos una vez el candidato termina las pruebas mencionadas anteriormente.  

12. Es importante ser puntual, no hacer esperar al candidato.  

13. Se deberá verificar que se le de una buena atención al candidato y que se le ofrezcacerle al candidato, agua, café o té al llegar. (persona de recepción).  

1. Se realizará un exhaustivo análisis de competencias, nivel de desarrollo, alienación al cargo requerido.

2. Se realizarán los informes de las personas que hayamos elegido como terna finalista y que salieron bien en referencias (laborarles, judiciales, académicas y verificación de su historia laboral).

3. Dos días antes el consultor pedirá al cliente una cita para presentar los informes ya sea telefónica, on line o presencial.

5. (Anexo 10 A) (Informes de evaluación).

6. Para los informes de procesos superiores a USD 6000 dólares se utilizará el informe ejecutivo con hipervínculos(Anexo 10 B).

1. Se proceden a tomar las referencias de los candidatos que hemos escogido como terna finalista. Estas referencias deben ser 360º (Jefe, Par, Colaborador). Debemos asegurarnos que verdaderamente esos nombres correspondan a sus ex o actuales jefes, pares y subordinados, proveedores o clientes.

2. Es importante hacerle notar al candidato, cuando se le haga dicha solicitud, que la toma de estas referencias no deben interferir negativamente con su trabajo actual, ni crearle problemas internos en la compañía, ya que el mismo podría quedar o no seleccionado.

3. NO son validas referencias familiares, referencias muy lejanas en tiempo.  

4. Al entrar en contacto con las personas que nos dan las referencias, es importante presentar a SHH y el motivo de contacto, aclarando nombre del candidato y posición a la que aplica.  

5. Es posible ampliar las referencias por solicitud del cliente a otras personas diferentes, como por ejemplo clientes, proveedores, miembros de junta.  

6. Es importantes ser claro, puntual y breve en la toma de esta información.  

7. (Anexo 11)(Toma de referencias 360º).  

1. De acuerdo a las agendas de disponibilidad del cliente, el consultor cita a los candidatos confirmando lugar, hora y entrevistador (Nombre y cargo). Si es a través de videoconferencia, pedir usuarios Skype.

2. Se debe enviar al cliente de forma escrita la confirmación del itinerario de la agenda programada y confirmada.

3. El cliente puede solicitar más entrevistas con otros ejecutivos de la empresa con dos de los tres candidatos o con todos los candidatos presentados, luego de la primera entrevista.

4. Se deberá coordinar dichas reuniones y hacer seguimiento telefónico y mediante correo electrónico sobre los resultados de esas reuniones al día siguiente.

5.Se solicita retroalimentación al cliente sobre la evaluación llevada a cabo, donde pueden presentarse las siguiente situaciones:

   - Fases adicionales que vienen dentro del proceso.

   - El cliente informa la persona seleccionada.

   - Presentar nuevas opciones.

   - Comentarios, variaciones, etc.

6. Se hace seguimiento al cliente y a los candidatos sobre las entrevistas efectuadas, indagar motivación, percepciones mutuas.    

7. Se llamará a los candidatos el mismo día o al día siguiente para conocer sus percepciones. Una vez conozcamos esta información se llamará al cliente.

1. Una vez que conozcamos la decisión en cuanto a la terna presentada el cliente o SHH proceden a hacer la oferta al candidato, de acuerdo a lo que se paute. En Ecuador se recomienda que sea el cliente quien hace la oferta ya que es él quien sabe hasta donde se puede llegar en temas de negociación.

2. Podemos estar presentes en la realización de la oferta como soporte en la misma.

3. Es importante que el cliente o SHH expliquen al candidato la oferta, las condiciones, el tipo de compensación, tipo de contrato, fecha de ingreso y se aclaren posibles dudas.

4. Si se Llega a presentar indecisión por parte del candidato. El consultor deberá promover una reunión entre el cliente y el seleccionado para sí es el caso renegociar condiciones y lograr el cierre exitoso.

5. Si notamos que el candidato esta dudoso en aceptar la oferta debemos intervenir, llamándolo e incentivarlo a aceptar, conocer sus motivaciones y hablar con el cliente para exponerle la situación y que pueda tomar las medidas del caso.

6. El candidato deberá manifestar de forma escrita su aceptación, salario fijado, fecha de retiro y fecha de ingreso a su nueva compañía.

1. Una vez aceptada la propuesta se procede a cerrar en el sistema operativo de SHH y a dejar toda la información en orden.Este paso NO puede faltar bajo ninguna circunstancia.

2. En el sistema debe estar claro el estado del proceso y ser visible, siempre deben estar actualizados, ya que es un factor importante para la asignación de nuevos procesos al consultor.

3. No pueden estar abiertos procesos que ya hayan culminado.

4. El consultor Senior debe asegurarse de que todo su equipo, cumpla este procedimiento.

5. En el sistema se adjuntará el CV del candidato seleccionado. Así mismo en la opción de adjuntos, se adjuntará el perfil profesional del proceso y el informe de evaluación del candidato seleccionado.  

6. Se procede a poner el proceso en el status “Cerrado”.  

7. Cada consultor deberá enviar a la socia Verónica Pachano, con copia a la Jefe de Operaciones y la comercial dueña de la cuenta un cuadro que resume: numero de proceso, salario fijado, cargo, fecha de ingreso, nombre del cliente y nombre del candidato. ( (Anexo 12) Modelo de envío de cierre) En Ecuador.  

8. En Colombia y Perú el jefe de operaciones será el conducto regular para transmitir esta información a la socia Verónica Pachano, ajustar el monto de salario que debe ser cancelado por el cliente una vez culminado el proceso.  

9. El jefe de operaciones a su vez informará al Socio para su respectivo proceso de facturación, con copia al consultor que realizó el proceso y a la comercial responsable de la cuenta. 

1. Se debe enviar una carta de agradecimiento a los candidatos finalistas que participaron y fueron evaluados personalmente. Mediante correo electrónico.

2. Se debe informar a todas las personas de la culminación del proceso. Enviar mail automático del sistema operativo de SHH.

3.(Anexo 13)(Carta de agradecimiento SHH).

1. Con el objeto de evaluar la percepción y satisfacción que el cliente tiene sobre el proceso anterior y lo que nos anticipa si habrá una recompra y tenemos un cliente fidelizado; debemos programar una reunión de cierre.

2. A esta reunión asiste la consultora Senior que lideró el proceso y la comercial líder la cuenta.

3. Se reúnen comentarios, aspectos fuertes y a mejorar y se deja este registro en la carpeta digital del proceso.

4. Esta reunión permitirá diagnosticar posible oportunidades de mejora, hacer un control de avería de ser necesario y afianzar la relación con el cliente con el fin de ser más eficiente y afianzar la relación y fidelización.

5. (Anexo 14)(Formato de reunión de cierre).

1. En caso de ejecutar garantía en el proceso de selección después de 3 o 6 meses una vez que ingresó la persona seleccionada, la misma deberá ser realizada por el consultor que realizó el proceso.  

2. Si el consultor que realizó el proceso ya no labora en SHH, será asignado a otro consultor y este comisionará por el mismo.  

3. Es importante que el consultor intervenga y asesore al cliente para identificar las razones por la cual se solicita que se cumpla esta garantía.  

1. Luego de tres (3) meses de la vinculación del candidato seleccionado, se le realizará una llamada para verificar cómo se siente en su nueva posición. De acuerdo a sus comentarios, se enviará la información al cliente para hacer feedback.  

2. Se deberá llamar también al cliente para validar el desempeño del candidato.  

3. En caso de ser necesario una sesión de feedback con el candidato, SHH podrá ayudar al cliente con este requerimiento.

Importante tener en cuenta:  

- Se deben cumplir con todas las etapas establecidas, sin falta.

- Todas las etapas del proceso deben quedar por escrito y documentadas.